Gestire colf e badanti non deve essere complicato.Con GE.CO. puoi calcolare buste paga, contributi INPS e TFR in modo automatico, senza errori e senza stress.
G.E.Co. è ideato e sviluppato da consulenti del lavoro per rendere più efficiente e professionale la gestione dei collaboratori familiari dipendenti da datori di lavoro privati non sostituti d’imposta.Procedendo dalle anagrafiche datore di lavoro e lavoratore, è possibile elaborare con grande semplicità i cedolini paga mensili, il prospetto trimestrale dei contributi Inps, la modulistica annuale e quant’altro.Elaborato il cedolino o il modello necessario, lo stesso verrà automaticamente archiviato, e potrà essere stampato o inviato via email con la semplicità di un clic.L’attenzione alle novità normative dei nostri esperti giuslavoristi e la competenza dei nostri tecnici permetterà il costante e tempestivo aggiornamento dei dati e della normativa tramite email o download dal sito https://www.essepisoft.com : la mail di variazione includerà, oltre all’aggiornamento, una breve descrizione dello stesso e della novità normativa o contrattuale che lo ha reso necessario.
Potete scaricare il pacchetto di installazione dalla pagina del sito https://www.essepisoft.com/download.html Una volta scaricata eseguitela e seguite la normale procedura di installazione Attenzione : l’antivirus, rilevando un eseguibile scaricato da internet, potrebbe bloccare l’esecuzione (vedi esempio)
In tal caso è sufficiente confermare “ulteriori informazioni”
E quindi il pulsante “esegui comunque””
Terminata la fase di installazione appare la schermata base del programma.Per iniziare è necessario procedere alla definizione del Data Base da utilizzare o importare. Con un clic su “Apri archivio” si seleziona il file Geco.mdb e quindi “Apri”.Nel frame di sinistra appare la cartella “Archivio completo”.NOTA:Nel caso si possedesse già un data base creato da G.E.Co. è possibile utilizzarlo con la sua semplice selezione utilizzando la navigazione Windows. In questo modo se il Data Base fosse ad esempio residente su un server in rete locale sarebbe possibile accedervi da diverse postazioni di lavoro condividendo la base dati con evidenti benefici e garanzie di Privacy e Riservatezza.È possibile anche usare un numero indefinito di Data Base diversi muovendosi liberamente da uno all’altro utilizzando il pulsante “apri archivio” e seguendo la procedura indicata. Ciò permette la limitazione del Data Base utilizzato dal singolo operatore (a cui può ad esempio essere dato accesso alle sole anagrafiche da lui direttamente gestite).
Con “Frame archivio anagrafiche” si intende la colonna che appare alla sinistra dello schermo e che comprende tutte le anagrafiche dei datori di lavoro e dei lavoratori che sono gestibili sul data base selezionato.
Con l’utilizzo del tasto destro del mouse su Archivio completo è possibile: 1) Aggiungere nuovi datori di lavoro. Con l’utilizzo del tasto destro del mouse sul nome del Datore di lavoro è possibile: 1) Aggiungere lavoratori al datore di lavoro selezionato. 2) Modificare l’anagrafica del datore di lavoro selezionato. 3) Eliminare l’anagrafica del datore di lavoro selezionato. Con l’utilizzo del tasto destro del mouse sul nome del lavoratore è possibile: 1) Modificare l’anagrafica del lavoratore selezionato e i relativi dati contrattuali. 2) Eliminare l’anagrafica del lavoratore selezionato e i relativi dati contrattuali. Una volta caricate le anagrafiche sarà possibile effettuare ricerche usando il menù a tendina nella parte soprastante filtrando il data base in funzione delle seguenti opzioni: - Archivio completo: tutti i datori di lavoro - Cedolini non ancora aggiornati al mese in corso - Cedolini non ancora aggiornati al mese scorso i datori di lavoro sono colorati in Verde, Rosso o Giallo. - Verde : tutti i lavoratori sottostanti hanno un contratto di lavoro valido ed attivo - Giallo : alcuni dei lavoratori sottostanti hanno un contratto di lavoro terminato - rosso : tutti i lavoratori sottostanti hanno un contratto di lavoro terminato l’archivio può, per comodità, essere filtrato in base a tali logiche in modo da visualizzare solo datori di lavoro con almeno un lavoratore con contratto attivo. NOTA:La data indicata a fianco del lavoratore sul “Frame Archivio Anagrafiche indica l’ultima elaborazione effettuata per i dipendenti ancora in forza.Utile come controllo visivo dei lavoratori “non elaborati” nel mese corrente.
Cliccare con il tasto destro del mouse su “Archivio completo” nel Frame di sinistra e selezionare “Aggiungi datore di lavoro” per procedere con il caricamento del primo datore di lavoro.
campi colorati sono ritenuti a compilazione obbligatoria e sono necessari per utilizzare le funzionalità di base di G.E.Co.: si consiglia ad ogni modo la compilazione completa del form al fine di ottimizzare le funzionalità e gli automatismi previsti dal programma e quindi sfruttarne completamente le potenzialità.Una volta compilato il form lo si salva cliccando sul tasto “Salva modifiche”.NOTA:Deselezionando il campo “PERSONA FISICA” è possibile gestire datori di lavoro aziende inserendone la denominazione fiscale anziché nome e cognome.Caricando la data del S. Patrono a livello anagrafica DL la stessa verrà considerata festività per tutti i lavoratori dipendenti del DL indicato. Sarà comunque possibile indicare una diversa data nell’anagrafica lavoratore, che prevale su quella DL.Se l’indirizzo dove si desidera ricevere i bollettini è diverso da quello del DL modificare i campi relativi.Se l’indirizzo dove si svolge il lavoro è diverso da entrambi è possibile indicarlo nell’anagrafica lavoratore (Cfr. caricamento anagrafica lavoratore).
Procediamo ora al caricamento del lavoratore: con un nuovo clic con tasto destro sul nome del datore di lavoro selezioniamo “Nuovo lavoratore” per procedere al caricamento dell’anagrafica lavoratore
L’anagrafica si compone di due parti distinte: quella relativa ai dati anagrafici e quella relativa ai dati contrattuali.
Procedere con la compilazione dei dati anagrafici del lavoratore.Effettuare questa procedura sia per caricare il primo dipendente, sia per aggiungerne altri (in sostituzione del precedente oppure nel caso si mantengano in forza più lavoratori contemporaneamente). NOTA i campi “stampa ferie nel cedolino” e “stampa TFR nel cedolino” è possibile omettere le relative indicazioni nella fase di stampa dei cedolini paga.La funzione è utile ad esempio nella fase di acquisizione di nuovo cliente con lavoratori già in forza dei quali non si conoscono o non si sono ancora calcolati la maturazione/godimento delle ferie arretrate e del TFR maturato o eventualmente già anticipato.
Procediamo ora con il caricamento dei dati contrattuali: facciamo clic sul menù a cartella “Dati contrattuali”.Indichiamo prima di tutto la data di assunzione del lavoratore, omettendo l’indicazione della data di cessazione (Per la cessazione del lavoratoreCfr. la sezione relativa).La festività patrono viene precompilata con quella indicata in anagrafica datore di lavoro. Nel caso non coincidano è possibile modificarla indicandone una diversa nel campo “festività patrono” dell’anagrafica lavoratore.Scegliere dal menù a tendina il tipo di contratto e il livello di assunzione previsto. In base alle scelte effettuate il programma procedere ad indicare le eventuali indennità previste ad esempio per i lavoratori conviventi. Anche i dati previsti nella zona “Indennità” sono comunque modificabili dall’utente ed aggiornati on line (se si è attivato il relativo servizio) ogni anno o ad ogni rinnovo contrattuale che prevede una variazione di questi importi.Carichiamo l’orario di lavoro previsto. Verrà usato per il calcolo della retribuzione e dei contributi e verrà stampato sul cedolino paga nel “Calendario”.Carichiamo ora la retribuzione: prima di tutto va indicato il metodo di calcolo, che può essere mensilizzato oppure su base oraria.In base alla scelta effettuata procedere indicando la retribuzione, eventualmente suddivisa tra Paga base, Superminimo individuale previsto, Premio individuale o Altro. Il campo relativo alle indennità vitto e alloggio per i lavoratori conviventi è precompilato usando i dati della tabella relativa. Entrambi sono ancora una volta modificabili a piacere dall’utente.Per quanto riguarda gli scatti di anzianità anch’essi sono compilati ed aggiornati in automatico secondo quanto previsto da CCNL. Per caricamento lavoratori con scatti già maturati Cfr. la sezione “Caricamento storico lavoratore”.G.E.Co. provvede a calcolare in tempo reale la retribuzione totale sia a livello orario che mensile e viceversa.NOTA attenzionealla conformità tra i dati “Metodo di calcolo mensile” e “Retribuzione”: se si seleziona la “Modalità paga oraria” caricheremo l’importo di paga base relativa ad un’ora lavorata. Se indichiamo la “Modalità paga mensile” indicheremo invece la retribuzione fissa mensile spettante per un intero mese lavorato.Definiamo il tipo di maturazione e godimento delle ferie scegliendo tra orario o giornaliero (Cfr. la sezione Maturazione e Godimento Ferie).Se l’indirizzo dove si svolge il lavoro è diverso da quello del datore di lavoro modificare i campi relativi.Nessun altro dato va caricato in caso di nuova assunzione: clic su “salva modifiche” per concludere il caricamento dell’anagrafica lavoratore.Siamo così pronti per elaborare cedolini paga, prospetti dei contributi trimestrali, modulistica completa e dichiarazioni annuali con una semplicità quasi “magica”!!!
Nel caso si volessero caricare i dati retributivi e contributivi di un lavoratore già in forza al momento del primo utilizzo di G.E.Co. (cioè del quale si è elaborato almeno un cedolino mensile prima dell’introduzione di G.E.Co.) procedere come segue: 1) Lavoratore assunto nell’annoSe il lavoratore è assunto nell’anno di introduzione di G.E.Co. (esempio: introduzione di G.E.Co. giugno 2006, assunzione lavoratore gennaio 2006) si consiglia di procedere con la seguente procedura:Elaborare automaticamente i cedolini. Indicando la corretta data di assunzione G.E.Co. vi proporrà l’elaborazione del mese di assunzione.Utilizzando i dati in vostro possesso duplicate l’elaborazione dei cedolini dal mese di assunzione a quello in corso.Eventuali leggeri scostamenti di retribuzione o di diversa metodologia di elaborazione potranno essere corretti con l’inserimento di una voce di conguaglio ad hoc in un cedolino paga qualsiasi durante la sua elaborazione.In questo modo vengono aggiornati automaticamente i data base dei dati anagrafici, retributivi e contributivi (tra i quali TFR, Ferie e Scatti di anzianità), garantendo la corretta elaborazione delle dichiarazioni annuali e l’archiviazione della serie completa dei cedolini paga del lavoratore dalla data di assunzione. NOTA: Se la retribuzione o i dati contrattuali di gennaio sono diversi da quelli in corso indicare in anagrafica la retribuzione corretta di gennaio e modificarla solo prima dell’elaborazione del mese nel quale è stato inserito l’aumento o la variazione contrattuale (Cfr. Variazioni dati e anagrafiche). 2) Lavoratore assunto in anni precedenti Se il lavoratore è assunto in anni precedenti all’introduzione di G.E.Co. (esempio: introduzione di G.E.Co. giugno 2006, assunzione lavoratore aprile 2004) è possibile procedere con la procedura breve o con quella completamente automatica.
2.b)Procedura automatica (alternativa) Caricare l’anagrafica lavoratore omettendo di compilare i dati nel riquadro “Consuntivo retribuzioni”.Indicando la corretta data di assunzione ed omettendo di caricare il campo “Ultimo mese retribuito” in anagrafica lavoratore/consuntivo retribuzioni, G.E.Co. vi proporrà l’elaborazione del mese di assunzione, anche se relativo ad anno precedente.Utilizzando i dati in vostro possesso duplicate l’elaborazione dei cedolini dal mese di assunzione a quello in corso.Eventuali leggeri scostamenti di retribuzione o di diversa metodologia di elaborazione potranno essere corretti con l’inserimento di una voce di conguaglio ad hoc in un cedolino paga qualsiasi durante la sua elaborazione.In questo modo vengono aggiornati automaticamente i data base dei dati anagrafici, retributivi e contributivi (tra i quali TFR, Ferie e scatti di anzianità), garantendo la corretta elaborazione delle dichiarazioni annuali e l’archiviazione della serie completa dei cedolini paga del lavoratore dalla data di assunzione. NOTA:Se la retribuzione o i dati contrattuali di gennaio sono diversi da quelli in corso indicare in anagrafica la retribuzione corretta di gennaio e modificarla solo prima dell’elaborazione del mese nel quale è stato inserito l’aumento o la variazione contrattuale (Cfr. Variazioni dati e anagrafiche).
La variazione dei dati contrattuali avviene automaticamente tramite l’invio di un aggiornamento on line (se si è attivato il relativo servizio) Nel caso fosse necessario modificare manualmente tali dati oppure effettuare variazioni sui dati contrattuali (Dati anagrafici datore di lavoro e lavoratore - Dati contrattuali lavoratore) cliccare con il tasto destro nel frame di sinistra sul nome che si vuole modificare e selezionare “modifica datore di lavoro” oppure “modifica lavoratore”.
Le anagrafiche vengono mantenute nel data base a tempo indeterminato.Nel caso fosse necessario eliminarle, cliccare con il tasto destro del mouse sul nome del datore di lavoro o del lavoratore da eliminare nel frame di sinistra e selezionare “cancella datore di lavoro” oppure “cancella lavoratore selezionato”. NOTA:- Se si seleziona “cancella lavoratore selezionato” tutti i dati relativi al lavoratore andranno persi.- Se si seleziona “cancella datore di lavoro selezionato” tutti i dati del datore di lavoro e tutti i dati relativi ai lavoratori ad esso collegati andranno persi.
Nel momento della cessazione del lavoratore è necessario impostare la data di cessazione variando l’anagrafica lavoratore con la consueta procedura (Cfr. variazione dati o anagrafiche).Salvare le modifiche e tornare a elaborazioni.G.E.Co. proporrà in automatico la modulistica prevista nei casi di cessazione per ottenerne la stampa e l’archiviazione (Cfr. “Uso della sezione stampe”).A questo punto il mese in elaborazione verrà riproposto prevedendo il termine del rapporto di lavoro e verranno automaticamente liquidate le competenze di fine rapporto ed il TFR.Se la data di cessazione è oltre la metà del mese una finestra di dialogo ci chiede se si vuole far maturare il rateo di ferie, tredicesima mensilità e di TFR per il mese in corso. NOTA:I ratei maturati fino al mese di elaborazioni sono visibili e modificabili in qualsiasi momento nel riquadro “Consuntivo Retribuzioni”.
Per procedere all’elaborazione dei cedolini paga mensili cliccare sul nome del lavoratore da elaborare e successivamente sul relativo menù “Fogli presenza”.Verrà proposto il primo mese non elaborato dalla data di assunzione o dalla data indicata in anagrafica lavoratore/consuntivo retribuzioni/campo ultimo mese elaborato.Indicare nell’elenco causali una degli eventi possibili previsti.
NOTA:Per velocizzare l’elaborazione usare il tasto tabulatore per muoversi tra i campi.Nella tabella sono indicate le procedure di elaborazione delle singole causali e la loro influenza sui dati derivati.
Codice causale
Descrizione
Primi 3 gg
Oltre il 3° giorno
Moltiplicatore %
Indennita’
A
assenza
0
NO
CM
congedo matrimoniale
1
SI
F
Ferie
G
maternità
I
infortunio
M
malattia
0,5
MR
malattia con ricovero o a domicilio
SM
servizio militare
P
permessi non retribuiti
PR
permessi retribuiti generici
S
straordinario (dalle 6 alle 22)
1,25
SN
straordinario (dalle 22 alle 6)
1,5
SF
straordinario festivo
1,6
IN
indennità x lavoro notturno (dalle 22 alle 6)
0,2
SO
ore ordinarie
SR
ore straordinarie in giorno di riposo
1,4
LS
max 4 ore supplementari per lav. non conviventi
1,1
CV
congedo vittime violenza
Nella parte inferiore della schermata sono visualizzati i dati di verifica in tempo reale e sono presenti i campi utili per inserire: - eventuali anticipazioni di TFR- eventuali voci retributive non imponibili sulla situazione contributiva sia in aumento che in riduzione dell’importo netto del cedolino.
eventuali voci retributive utili per:- eventuali acconti mensili pagati- rimborsi spese esenti- eventuali voci di retribuzione arretrata o di conguaglio sulle quali sono già stati calcolati e versati i contributi. Utile per i conguagli retributivi dei trimestri precedenti. ATTENZIONE: nel caso in cui nella descrizione inserita compaia la parola "acconto" o "acconti" la voce ed il relativo valore sarà ignorato nel conteggio retributivo del modello CU
NOTA:Nel caso si usasse questo campo per inserire conguagli retributivi del trimestre in corso sarà necessario correggere manualmente il prospetto contributi di quel mese e tenerne nota per la compilazione dei prospetti annuali.- eventuali descrizioni per specificare con una descrizione libera la causale del conguaglio di cui ai punti precedente (Esempio: “conguaglio mesi da gennaio a marzo 2006”).Sulla destra si trovano i menù a tendina previsti per:- visualizzare le elaborazioni dei mesi precedenti- ripristinare i dati a mesi precedentemente elaboratiNOTA:Il ripristino dei dati a mese precedente elimina tutte le elaborazioni e gli storici successivi a quella data.Al termine dell’elaborazione è possibile stampare un facsimile del cedolino paga per un controllo visivo utilizzando il tasto “Stampa facsimile”.Per procedere alla stampa definitiva del cedolino paga e alla storicizzazione dei dati, utilizzare il tasto “registra e stampa cedolino”. Una volta effettuata la storicizzazione e stampa definitiva non sarà più possibile modificare il mese di elaborazione.NOTA:Per variare cedolini relativi a mesi precedenti in caso di errori o modifiche è possibile selezionare l’ultimo mese correttamente elaborato dal menù a tendina “Ripristina dati al cedolino di…” posto in basso a destra del menù “Fogli presenza”.Tutti i dati successivi al mese da correggere saranno eliminati.Una volta cliccato su “registra e stampa cedolino” Geco visualizza il file del cedolino in formato elettronico Acrobat Reader® (.PDF).Il file è quindi pronto per essere stampato su formato cartaceo e/o inviato via email al destinatario previsto, utilizzando i comandi standard di Acrobat Reader®.
Geco provvede automaticamente ad archiviare il cedolino paga nella sezione “archivio” e, come detto, a storicizzare i dati retributivi e contributivi.
Informazioni di dettaglio sul calcolo dei contributi La pagina di dettaglio del calcolo dei contributi è utilizzabile anche con cedolini già archiviati (ovvero dopo selezione da combo “vedi cedolino del”)
E’ inoltre possibile esportare i dati di prospetto su foglio excel
La sezione “stampe” di G.E.Co. risponde alle esigenze di rapidità ed efficienza che caratterizzano l’intero Software.Tutti i modelli (lettere e moduli) sono autocompilati da G.E.Co. in base ai dati presenti nelle anagrafiche; vengono perciò limitate le possibilità di errori di compilazione e viene ridotto esponenzialmente il tempo necessario per la produzione di documenti.I modelli standard previsti possono essere inoltre personalizzati a piacimento seguendo le procedure descritte nel paragrafo successivo.Qualsiasi modello creato viene automaticamente archiviato in formato elettronico e può essere stampato o inviato tramite email.
NOTASe l’ente destinatario del modello (Inps, Inail, ecc) prevede una procedura on line alternativa all’invio cartaceo, il programma propone la connessione diretta al sito, lasciando la libertà di utilizzare la procedura preferita.
I moduli obbligatori vengono aggiornati automaticamente ed in tempo reale tramite l’invio di un aggiornamento on line (se si è attivato il relativo servizio). I moduli a schema libero (come ad esempio le lettere di assunzione e cessazione) possono essere personalizzati manualmente operando le modifiche sul singolo documento in fase di compilazione e salvandolo in archivio documenti lavoratore.
Le stampe sono suddivise in due categorie: - Modelli: vengono precompilati automaticamente in formato Acrobat Reader® (.PDF). Vengono prodotti automaticamente da G.E.Co. e non sono modificabili dall’utente (se non modificando l’anagrafica relativa e provvedendo ad una nuova stampa).Vengono aggiornati automaticamente on line (se si è attivato il relativo servizio). -Lettere: vengono precompilate automaticamente in formato Microsoft Word® (.DOC). E’ possibile modificarli direttamente utilizzando Microsoft Word® o la procedura di personalizzazione ESSEPISOFT.Per salvare le modifiche effettuate rispondere “Sì” quando viene richiesto il salvataggio delle modifiche da Microsoft Word®.Le lettere disponibili sono le seguenti: - Assunzione - Cessazione - Ecc Modelli e lettere possono essere stampati in ogni momento semplicemente accedendo alla relativa sezione.Se nel corso del rapporto di lavoro è necessaria la stampa di un modello sarà G.E.Co. a proporvela automaticamente (ad esempio dopo la stampa dell’ultimo mese del trimestre per i prospetti dei contributi o dopo l’elaborazione di dicembre per quanto riguarda la stampa dei prospetti annuali).Tutti i modelli creati vengono memorizzati nella sezione “Archivio” da dove possono essere prelevati per una eventuale ristampa o invio tramite email.
Le stampe cumulative generano pagine con dati solo per contratti inerenti e validi alla richiesta. (es CUD 2018 non genera alcun Cud per lavoratori che hanno contratti terminati nel 2017).
La sezione archivio comprende tutti i cedolini paga e i modelli relativi al lavoratore selezionato che sono stati compilati in precedenza.
E’ possibile in ogni momento procedere alla loro visualizzazione, ristampa o invio tramite email semplicemente accedendo alla relativa sezione.Per eliminare definitivamente un documento presente in archivio: selezionarlo, premere il tasto “Canc” (o “Del” su tastiera inglese) e confermare l’eliminazione quando richiesto. E’ ora possibile creare e cancellare cartelle, copiare documenti in una cartella. Le cartelle obbligatorie e di sistema (ad es. Cedolini, Comunicazioni…etc non possono essere cancellate) Queste funzionalità vi permetteranno di gestire al meglio i vostri archivi e, ad esempio, inserire/copiare ed archiviare documenti esterni non generati con GeCo. Utilizzo dei pulsanti Cancella file/cartella: Vi permette di cancellare una cartella o un documento selezionato, disabilitato se la cartella selezionata è una cartella obbligatoria di sistema (ad es. Cedolini, Comunicazioni…etc) Copiare file nella cartella: apre automaticamente il comando di Windows per la selezione di file, selezionato un file questo viene copiato nella cartella evidenziata. Il pulsante è abilitato solo se una cartella è selezionata Crea cartella: vi permette di creare una cartella al di sotto della cartella selezionata. Il pulsante è abilitato solo se una cartella è selezionata
Ad ogni esecuzione Geco verifica la disponibilità di nuove versioni. Se una nuova versione è disponibile verrà visualizzato un avviso ma è vostra scelta procedere con l'aggiornamento, confermando il pulsante 'SI'
Confermato il pulsante 'SI' e' possibile eseguire l'aggiornamento automatico ATTENZIONE!!! confermando il pulsante 'SI' GeCo verrà chiuso e verrà eseguito il programma 'updater.exe' 'updater.exe' scaricherà il nuovo file eseguibile e lo sostituirà all'attuale. Terminato l'aggiornamento updater.exe eseguirà automaticamente GeCo. Qualora il vostro sistema Windows abbia impostato elevate protezioni sarà FONDAMENTALE eseguire GeCo, prima di confermare l'aggiornamento, con il profilo di amministratore!! Come eseguire GeCO con le autorizzazioni di amministratore: Selezionare l’icona di Geco dal Desktop e premere il pulsante destro del mouse
La procedura di registrazione di Geco è semplice. Esegui Geco, attivato indicherà che la chiave è in scadenza
conferma il pulsante “NO”a questo punto si aprirà il seguente form: conferma “ottieni codice di attivazione via web” e COLLEGATI in area clienti
a questo punto conferma il pulsante “richiesta chiave” e seleziona la chiave ricevuta copia il testo, torna in Geco e conferma il pulsante “registra codice di attivazione” ed incolla la chiave precedentemente copiata conferma con "OK"
Per eseguire il backup potete copiare tutto il contenuto della cartella “c:\gestioneColf” (o altra cartella se definita diversamente dalla cartella di default) oppure semplicemente utilizzare il tasto “backup” come illustrato in figura: <
Se avete eseguito la copia di backup degli archivi copiate i dati salvati nella cartella “c:\gestioneColf”
A cui farà seguito la scelta dell’archivio (nell’esempio i dati si trovano in “c:\gestioneColf2”):